In de tijd dat ik in loondienst was, heb ik één ding heel erg goed geleerd en dat is dat er een enorm verschil is tussen urgent en belangrijk. Voor veel mensen voelt het alsof deze twee altijd met elkaar verbonden zijn en soms zelfs alsof het hetzelfde is; maar niets is minder waar. Ik wil daarom vandaag wat dieper in gaan op wat het verschil is, waarom je dit onderscheid zou moeten maken én hoe je het zo kunt toepassen in je dagelijkse werk dat je veel minder druk ervaart.

Urgent v.s. Belangrijk

Laat ik beginnen met dat dingen die urgent zijn, niet perse belangrijk zijn en dat dingen die belangrijk zijn ook niet perse urgent zijn. Een voorbeeld hiervan is voor mij het vuilnis; wanneer het vuilnis hier op donderdagochtend wordt opgehaald en het staat nog niet aan de straat dan is het opeens heel urgent dat het aan straat gezet wordt. Die urgentie was er de avond ervoor nog niet. Voor de doelen die ik voor mezelf per week heb gesteld is het vuilnis niet belangrijk (voor het schoonhouden van ons huis natuurlijk niet) en het wordt al helemaal niet urgent. Zo werkt het ook met werk wat je voor klanten doet; het is heel belangrijk dat het werk gebeurt voor de klant en wanneer je het werk op tijd aangeleverd krijgt en ruim voor de deadline begint is het ook nog niet urgent. Laat je het werk tot op het laatste moment liggen; dan is het opeens ook urgent en werk je gestrest naar een deadline toe. Prettig werken? Vind ik niet.

Sommige taken die je krijgt zijn voor anderen heel belangrijk, maar voor jou helemaal niet als je kijkt naar je andere to-do’s van die dag. Of soms denk je van dingen dat het heel belangrijk is, maar als je op de lange termijn kijkt is het helemaal niet zo belangrijk. Denk maar eens aan een groot bedrijf wat zich moet voorbereiden op een nieuwe wet (zoals de AVG). Als zij zichzelf een eerdere deadline opleggen, dan is het voor hen erg belangrijk dat dit gehaald wordt. Maar wordt die eerste deadline niet gehaald en een volgende juist eerder; dan was die eerste deadline toch niet zo belangrijk. Volg je me nog? Doordat die eerste deadline zo belangrijk leek en je er op het laatste moment pas aan kon beginnen omdat er andere urgente dingen lagen te wachten werd deze deadline ook urgent waardoor iedereen in de stress raakte (om niks).

Vermijd het gevoel wat bij “urgent” hoort koste wat het kost

Zoals je misschien al wel leest tussen de lijnen door; urgentie is eigenlijk iets wat je koste wat het kost moet vermijden. Net als de onbelangrijke taken trouwens en al helemaal de onbelangrijke urgente taken. Zorg ervoor dat de onbelangrijke taken niet opeens belangrijk worden en dat de niet-urgente taken (die wel belangrijk zijn) z.s.m. gedaan zijn zodat ze niet urgent worden. Een hond die uitgelaten moet worden wil je liever ook niet laten wachten tot het randje, want als je net te laat bent heb je een nog veel grotere rommel om je mee bezig te houden. Zo werkt het met niet-urgente belangrijke taken ook; door te wachten tot een taak urgent wordt, zorg je er eigenlijk voor dat je de kans op een grote rommel groter maakt.

Door je alleen bezig te houden met niet-urgente belangrijke taken, blijf je rustig richting jouw lange termijn doelen werken. Daar komt natuurlijk een stukje planning bij kijken en discipline, want als jij jezelf hebt overtuigd dat je het beste werkt onder de druk van een naderende deadline dan moet je van goede huize komen om jou te overtuigen om éérder te beginnen. Bovendien helpt het ook als je al een hoop van je taken hebt afgevinkt, zodat je met een schone lei kunt beginnen.

Om hiervoor te zorgen, plan je eerst een week “opruimen” in; fysiek je ruimte maar ook echt je agenda. Zorg ervoor dat je geen nieuwe to-do’s krijgt, bekijk de to-do’s die je hebt of ze ook daadwerkelijk belangrijk zijn en streep eerst de urgente zaken af. Door deze rust in je agenda te creëren, maak je ruimte voor veel meer en snellere groei.

Werk jij vaak onder druk?